Sử dụng Hóa đơn điện tử- viên gạch đầu tiên trên con đường “ Số hóa” lợi ích đa chiều cho doanh nghiệp

Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, sẽ được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp từ 01/11/2020. Trong bối cảnh toàn cộng đồng doanh nghiệp và cả Chính phủ đều đang nỗ lực “Số hóa” các hoạt động của mình thì việc sử dụng Hóa đơn điện tử có thể coi như là một trong những viên gạch đầu tiên. Để hiểu rõ hơn về những lợi ích đa chiều khi sử dụng hoá đơn điện tử, Bản tin Họ Dương đã có buổi trao đổi với ông Dương Anh Đức – Chủ tịch HĐQT Công ty cổ phần VNet  đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp dựa trên nền tảng công nghệ thông tin và viễn thông nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để rõ hơn về vấn đề này.

Bản tin Họ Dương: Thưa ông, ngành thuế Việt Nam đã triển khai hóa đơn điện tử, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu về loại hóa đơn hiện đại này. Ông có thể giải thích một cách đơn giản, dễ hiểu về Hoá đơn điện tử?

Ông Dương Anh Đức: Theo quy định của Nhà nước (Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính) Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử/ trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp/ tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. HĐĐT phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Điều kiện được công nhận của HĐĐT là có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT. Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Doanh nghiệp (DN) muốn phát hành HĐĐT trước hết phải ban hành quyết định áp dụng HĐĐT (soạn thảo theo mẫu số 1, được ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC). Đồng thời, phải thông báo phát hành HĐĐT gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC) và tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế. Để tạo điều kiện thuận lợi cho DN trong sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đã đưa ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang HĐĐT trong vòng 24 tháng. Theo đó, chậm nhất là ngày 01/11/2020, DN phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Nói một cách dễ hiểu, hóa đơn điện tử là một dạng file dữ liệu được người bán lập ra gửi cho người mua thông qua Internet. Dữ liệu này có đầy đủ các nội dung như hóa đơn giấy và được lưu trữ để bảo đảm công tác quản lý của doanh nghiệp cũng như cơ quan thuế.

Bản tin Họ Dương: Thưa ông, như vậy so với việc sử dụng hóa đơn giấy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp được hưởng rất nhiều tiện ích?

Ông Dương Anh Đức: Khi áp dụng HĐĐT sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả cộng đồng DN và các cơ quan quản lý Nhà nước. Cụ thể, việc sử dụng HĐĐT giúp DN có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Do vậy, DN tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Thêm vào đó, cũng giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận đồng thời cũng giảm được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn. Tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho DN trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng.

HĐĐT được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online, các trang điện tử của DN bán hàng để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp DN mua hàng có thể hoàn toàn yên tâm về địa chỉ người bán xuất hóa đơn, tránh được rủi ro nhận hóa đơn giấy của DN ma, tránh được tình trạng nhận phải hóa đơn bất hợp pháp như xảy ra đối với hóa đơn giấy. Đặc biệt, với quy định mới của Luật Quản lý thuế, DN có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu của ngành Thuế để tra cứu hóa đơn của đối tác trong các giao dịch thương mại, từ đó tránh được các rủi ro về hóa đơn.

Ngược với HĐĐT, khi sử dụng hóa đơn giấy, DN phải in một số lượng dự trữ để dùng dần nên ngoài chi phí in ấn còn tốn thêm chi phí bảo quản hóa đơn giấy chưa sử dụng, mất thêm diện tích kho quỹ để lưu giữ hóa đơn giấy. Với HĐĐT, DN loại bỏ được các chi phí cho các công việc này. Có thể tóm gọn lại khi sử dụng HĐĐT là: Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí vận chuyển bảo quản hóa đơn, giảm thiểu các thủ tục hành chính, an toàn, bảo mật…

Bản tin Họ Dương: Hóa đơn điện tử có nhiều tiện ích như vậy, nhưng trên thực tế doanh nghiệp chưa tích cực với loại hóa đơn hiện đại này?

Ông Dương Anh Đức: Theo tôi đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử rất rộng, gồm tổ chức kinh tế đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế; tổ chức kinh tế sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Để được sử dụng hóa đơn điện tử, các đối tượng kể trên phải có đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; có đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng khởi tạo, doanh nghiệp có chữ ký điện tử; có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán… Ngoài ra, doanh nghiệp phải có các quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay thì để đáp ứng điều kiện trên không hề khó, nhưng đúng là số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử chưa nhiều, do tâm lý của cộng đồng doanh nghiệp và tâm lý của khách hàng, người tiêu dùng khi mua bán hàng hóa, dịch vụ vẫn muốn cầm tờ hóa đơn có thực trong tay chứ không phải là một file được lưu trữ trên mạng Internet. Hy vọng tâm lý e ngại này sẽ sớm qua mau bởi vì “Số hóa” đang là xu hướng tất yếu của thời đại hiện nay. Đó là chưa kể, các doanh nghiệp càng ngày càng phải thể hiện tính chuyên nghiệp trong kinh doanh. Việc sử dụng HĐĐT sẽ góp phần xây dựng thương hiệu cho DN.

Bản tin Họ Dương: VNet là doanh nghiệp Họ Dương ông mong muốn kết nối với CLB Doanh nghiệp – Doanh nhân Họ Dương trên cả nước như thế nào, Doanh nghiệp Họ Dương khi sử dụng dịch vụ của Công ty VNet sẽ có được những ưu đãi gì?

Ông Dương Anh Đức: Bản thân VNet là doanh nghiệp Họ Dương nên luôn mong muốn được kết nối với các CLB Doanh nghiệp – Doanh nhân Họ Dương trên cả nước. Chỉ còn gần 2 tháng nữa là đến thời điểm tất cả các DN được yêu cầu phải sử dụng HĐĐT. Với năng lực của mình, dịp này, VNet đã chuẩn bị một gói dịch vụ ưu đãi Hóa đơn điện tử và Tem xác thực điện tử dành riêng cho doanh nghiệp, doanh nhân Họ Dương cả nước. Chúng tôi cũng đã được CLB DN DN Họ Dương Việt Nam tư vấn, triển khai trước mắt với  2 CLB Doanh nghiệp – Doanh nhân Họ Dương tỉnh Hải Dương và  Bắc Ninh, sau đó rút kinh nghiệm triển khai mở rộng đến các tỉnh khác.

Cụ thể sẽ theo các bước:

Bước 1: VNet khớp kế hoạch triển khai với đầu mối của 2 tỉnh Hải Dương và Bắc Ninh.

Bước 2:VNet xây dựng 01 trang Landing page riêng phục vụ Doanh nghiệp Họ Dương trong quá trình sử dụng 2 gói dịch vụ và đáp ứng.

Bước 3: Liên hệ bằng email thông báo hỗ trợ cho DN Họ Dương. Có đường link đăng ký nhận hỗ trợ. Nhắn tin SMS cho Doanh nghiệp thông báo hỗ trợ (bao gồm Landing Page). Gọi điện thoại, sử dụng các công cụ mạng xã hội… trong qua trình thao tác và hỗ trợ dịch vụ (Các dịch vụ đều dựa trên nền tảng CNTT và Internet nên VNet sẽ tiếp cận và thiết lập Dịch vụ (DV)với các DNDN họ Dương từ xa mà không cần tiếp xúc).

Bước 4: VNet triển khai 2 dịch vụ cho các doanh nghiệp đăng ký thành công

ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ  DÀNH CHO CÁC DOANH NGHIỆP HỌ DƯƠNG

Doanh nghiệp chuyển lại Hợp đồng (mẫu HĐ có sẵn trang web VNet, HĐ là điều kiện của Thuế dùng để thông báo phát hành Hóa đơn).

VNet thiết kế mẫu cho Doanh nghiệp (khách hàng) xem và duyệt mẫu

Trung tâm Chăm sóc khách hàng của VNet nộp thông báo phát hành cho chi cục thuế địa phương(VNet hỗ trợ nộp Online. Nếu chi cục thuế ở địa phương đó yêu cầu bản cứng thì DN cử đại diện nộp trực tiếp)sau 2 ngày có kết quả.

VNet kích hoạt phần mềm 500 hóa đơn điện tử miễn phí và hướng dẫn sử dụng.

VNet hỗ trợ 24/7 nếu có bất cứ phát sinh nào khác.

Sau khi sử dụng hết gói 500 hóa đơn DN tiến hành đăng ký sử dụng tiếp, VNet miễn phí trọn đời phí bản quyền, Giảm 50% giá công bố chính thức.

VNet rất mong nhận được sự hưởng ứng của các DNDN Họ Dương Việt Nam và tin tưởng rằng các DN DN HD sẽ nhận được các dịch vụ cần thiết, hữu ích cho sự nghiệp phát triển của mình.

Bản tin Họ Dương :Xin trân trọng cảm ơn ông!

                                                                              Thực hiện: Dương Văn Mão